Veinte ventajas que no conocías de la digitalización documental

Los costes asociados al manejo de documentos son uno de los grandes desconocidos y que rara vez se suelen tener en cuenta, a pesar de que no son insignificantes. para que te hagas una idea [1]:

    •    Más del 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras;

    •    La media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces;

    •    Cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo;

    •    Los trabajadores de una oficina que funciona con papel pasan la mitad de su jornada gestionando la documentación y bregando con la entrada o registro de los datos.

20 ventajas de la digitalización documental:

    1    Facilita el acceso a los documentos

    2    Agiliza la búsqueda y consulta de la información

    3    Preserva la memoria física del documento

    4    Garantiza su conservación

    5    Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados

    6    A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo

    7    Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico

    8    Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.

    9    Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original

    10    Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos

    11    Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez

    12    Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados

    13    Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción

    14    Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones

    15    Ayuda a depurar documentos

    16    Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas

    17    Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel

    18    Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso

    19    Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales

    20    Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel

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